Netiketti ja siitä myöhemmin johdettu someketti ovat joukko pääosin vakiintuneita, mutta kirjoittamattomia ohjeita. Niiden tarkoituksena on parantaa verkon käyttökokemusta kannustamalla yksityishenkilöitä – surffaajia ja somenkäyttäjiä – välttämään mauttomuuksia, käyttämään järjestelmiä oikein ja toimimaan kuten kunnollisten ihmisolennon kuuluukin. Ohjeet ovat pääsääntöisesti aivan tavallisella maalaisjärjellä ymmärrettäviä huomaavaisuussääntöjä.

Entä miten tarpeet muuttuvat, kun mukaan astuvat yrityksen intressit ja siirrytään ihmisten välisestä kanssakäymisestä yrityksen ja yksityishenkilön väliseen vuorovaikutukseen? Tällöin keskustelija ei puhukaan enää pelkästään omasta puolestaan, vaan muuttuu työnantajansa edustajaksi. Yritystä edustaessa täytyy toisinaan kyetä huomioimaan asioita, jotka eivät kuulukaan enää tavallisen maalaisjärjen piiriin. Tarvitaan tarkempia ohjeistuksia – Sosiaalisen median pelisääntöjä.

Mitä ovat sosiaalisen median pelisäännöt?

Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Näin on myös tässä tapauksessa. Puhutaan sitten pelisäännöistä, yhteisistä käytänteistä tai sosiaalisen median ohjeistuksesta, on sen perimmäisenä tarkoituksena parantaa sekä työntekijän että työnantajan asemaa. Ohjeistukset pienentävät työntekijöiden kynnystä julkaista toivotunlaista sisältöä ja tämän myötä lisäävät mahdollisuuksia yrityksen ympärille syntyvään myönteiseen keskusteluun.

Hyvä ohjeistus opastaa työntekijöitä toimimaan yrityksen lähettiläänä ja edustamaan sitä toivotulla tavalla. Se kertoo muun muassa millä tavoin erilaisissa tilanteissa viestitään, mitä asioita kannattaa korostaa ja minkälaisia asioita ei välttämättä kannata huudella julkisesti. Yhtä kaikki, hyvin laaditut ohjeet eivät jätä ketään epävarmaan tilanteeseen.

Pienissä yrityksissä toiminta- ja viestintätavat ovat usein selkeät ja kaikkien tiedossa. Tuolloin usein riittää, että toimintatavat on sovittu suullisesti. Suuremmissa yrityksissä viestintästrategian, tavoitteellisen imagon- ja brändinrakentamisen sekä erilaisten tietoturva-asioiden merkitykset korostuvat. Tämä tuo peliin elementtejä, joita rivityöntekijän on toisinaan vaikea huomioida ilman opastusta.

Mitä sosiaalisen median pelisäännöillä tavoitellaan?

Ohjeistuksessa voidaan muun muassa määrittää kuka edustaa yritystä ja miten oma kulloinenkin rooli yksityishenkilönä tai yrityksen edustajana kannattaa ilmaista. Antamalla selkeät toimintaohjeet, voidaan auttaa jokaista työntekijää toimimaan tuloksekkaana viestijänä ja asiakaspalvelijana sosiaalisessa mediassa. Lisäksi vähennetään inhimillisten virheiden aiheuttamia ylilyöntejä ja muita riskejä.

Hyvät sosiaalisen median ohjeistukset takaavat sen, että jokaisen työntekijän on mahdollista edustaa yritystä tai yhteisöä. Parhaimmillaan hyvin laaditut ohjeistukset poistavat tai ainakin olennaisesti nopeuttavat viestintä- ja markkinointiosastoihin usein pesiytynyttä moniportaista ja hidasta hyväksytysprosessia. Näin työntekijät saavat mandaatin tomia dynaamisesti sosiaalisen median edellyttämän vasteajan puitteissa.

Viimeinen tärkeä asia liittyy yrityksen imagoon. Sosiaalisen median pelisäännöillä ei toki voida valita sitä, miten yritys nähdään. Sen sijaan ne innostavat ja auttavat henkilöstöä osallistumaan sosiaalisessa mediassa käytävään keskusteluu tavoiteltua yrityskuvaa rakentavalla tavalla.

Mitä sosiaalisen median pelisääntöjen tulisi sisältää?

Tähän kysymykseen on mahdotonta antaa yhtä yleispätevää vastausta. Sosiaalisen median ohjeistukset ovat yksilöllisiä, aivan kuten yrityksetkin. Pääasia ojeistuksissa on se, että ne ovat kattavat yrityksen viestinnän kannalta olennaiset asiat ja tarjoavat työntekijöille riittävät ohjeet. Tarkoituksena ei kuitenkaan ole laatia paksuudeltaan raamatun kaltaista nidehirviötä, vaan taidokkaasti kiteytetyt sosiaalisen median kymmenen käskyä.

Parhaat ohjeistukset syntyvät henkilöstön kanssa yhteistyössä tai henkilöstökyselystä saatuun analyysiin pohjautuen. Tällöin henkilöstö on ollut itse mukana luomisprosessissa, jonka jälkeen syntynyt ohjeistus on helpompi omaksua yhteiseksi toimintatavaksi. Lisäksi asian käsitteleminen henkilöstön kanssa voi paljastaa piileviä resursseja sosiaalisen median hyödyntämisen suhteen.

Muutamia vinkkejä sosiaalisen median pelisääntöjen laatimiseen
  • Pyri aina kieltämisen sijaan kannustamaan. Nyrkkisäännöksi voi ottaa esimerkiksi kahdeksan kannustusta per kaksi kieltoa.
  • Sovita sisältö organisaatiosi käyttäjien osaamistasoon sopivaksi. Tarjoa henkilöstölle riittävä koulutus.
  • Pyri selkeisiin konkreettisiin ohjeisiin, jotka auttavat ihmisiä työssään.
  • Laadi ohjeistus yhdessä henkilöstön kanssa.
  • Rajaa mitkä sosiaalisen median kanavat ohjeistukseen sisällytetään.
  • Ohjeistuksen ei missään tapauksessa tarvitse olla tylsä sääntöluettelo tai pykäläviidakko. Käytä mielikuvitusta ja luo rohkeasti yrityksesi näköinen ohjeistus!

Osallistu keskusteluun: Minkälaiset sosiaalisen median ohjeistukset helpottaisivat ja toisivat varmuutta sinun työskentelyysi?

Antero Aalto

Antero Aalto

Konsultti at Dicole
Antero on viestinnän ja markkinoinnin asiantuntija. Monipuolinen työskentely markkinoinnin parissa on tuonut Anterolle vahvan käytännön osaamisen laadukkaasta ja mitattavasta markkinoinnista sekä ymmärryksen pitkäjänteisen ja kauaskantoisen strategiatyön tärkeydestä.
Antero Aalto
Antero Aalto
Share →