Hyvin tavallinen lähestymistapa sosiaalisen median käyttöönotossa on kokeilla sitä heti alkuun ulkoiseen viestintään, tiedottamiseen, markkinointiin, asiakaspalveluun ja niin edelleen. Ei lähestymistavassa sinänsä mitään väärää ole, mutta se saattaa olla haasteellisempi ja kivikkoisempi tie kuin kokeilla sosiaalista mediaa ensin organisaation sisäisten prosessien tukena ja opetella sitä kautta uusia toimintamalleja, joita sosiaalisen median käyttö edellyttää. Vaarana nimittäin on, että sosiaalisen median käytössä kiivetään takapuoli edellä puuhun ja unohdetaan asian ydin: mitä varten sosiaalista mediaa oikeastaan käytetään hyödyksi.

Ulkoisen viestinnän lähestymistapa on kuitenkin ymmärrettävä, sillä se on sosiaalisen median käytön näkyvin osa, ja eri toimijat voivat seurata mitä kentällä tapahtuu. Sisäiset prosessit sen sijaan harvemmin näkyvät organisaatioiden ulkopuolelle ja niitä harvemmin tuodaan julkisesti esiin.

Sosiaalisen median työkalujen hyödyntäminen sisäisten prosessien tukena on silti mielestäni pitkällä aikajänteellä kannattavampi lähestymistapa sosiaalisen median käyttöönottossa. Sen avulla voidaan vapaammin kokeilla, testailla ja opetella uusia tapoja toimia. Lisäksi se tarjoaa matalamman kynnyksen organisaation jäsenille osallistua keskusteluun muun muassa siitä syystä, että keskustelun osapuolet ovat toisilleen enemmän tai vähemmän tuttuja. Sosiaalisen median käyttö ensin organisaation sisällä tarjoaa näin ollen luonnollisen tien sosiaalisen median käyttöön myöhemmin myös ulkoisten prosessien tukena.

Olen nostanut tähän esiin joitakin esimerkkejä sosiaalisen median työkaluista, jotka on pääosin suunniteltu organisaation sisäisiin tarkoituksiin ja jotka olemme todenneet Dicolessa toimiviksi ratkaisuiksi. Niistä saattaa löytyä apu organisaatiosi sisäisten prosessien tehostamiseen.

Skype

  • Nettipuhelu- ja pikaviestintäpalvelu nopeaan tiedonjakamiseen ja ”hiljaisiin” keskusteluihin.
  • ”Hiljaisten” keskustelujen suhteen Skype on avokonttorien pelastus. Kysymyksiä voi esittää ja keskusteluita käydä häiritsemättä keskustelun ulkopuolisia henkilöitä.
  • Nettipuhelut tarjoavat hyvän perusalustan etäpalavereille. Ryhmäpuheluominaisuus on plussa.
  • Yhteydet saattavat kuitenkin ajoittain pätkiä tai jopa katkeilla riippuen käytössä olevan kaistan nopeudesta.

Yammer

  • Organisaation sisäinen verkostoitumis- ja yhteistyöpalvelu, jota kautta työntekijät voivat jakaa toisilleen pikaviestejä (vrt. Twitter).
  • Viestejä voi julkaista yleisesti kaikille, kohdistaa tietyille henkilöille, jolloin ne kuitenkin näkyvät kaikille sekä yksityisesti, jolloin vain vastaanottaja näkee viestit.
  • Sopii parhaiten pieniin organisaatioihin tai yksittäisten tiimien käyttöön.
  • Ongelmana on hälyn määrä, jos viestintää tai käyttäjiä on paljon. Viestit hukkuvat helposti viestitulvaan etenkin, jos niitä ei ole kohdistettu kenellekään.

Diigo

  • Linkkien jakamispalvelu, jota kautta on mahdollista esimerkiksi verkostoitua saman alan ihmisten kanssa.
  • Linkit voidaan jakaa kategorioihin avainsanoja (tageja) käyttämällä, mikä helpottaa linkkien löytämistä ja edistää verkostoitumista samanhenkisten ihmisten kanssa.
  • Palvelussa on mahdollista luoda (suljettuja) ryhmiä ja kutsua niihin käyttäjiä, jotka voivat keskenään jakaa linkkejä ryhmän sisällä. Suljettu ryhmä voidaan luoda esimerkiksi jotakin tiettyä projektia varten.
  • Käyttäjä voi linkkikohtaisesti päättää kenen kanssa linkkejä jakaa. Käytön voi aloittaa esimerkiksi organisaation sisällä tiimin kesken ja siirtyä hiljalleen kohti ulkoista jakamista.
  • Palvelu mahdollistaa myös kuvien jakamisen.

Evernote

  • Sähköinen muistikirja, jonka voi jakaa tiimin tai vaikka koko organisaation kesken.
  • Muistikirjaan voi kirjoittaa muun muassa muistiinpanoja tapaamisista sekä tallentaa dokumentteja, kuvia tai äänitiedostoja.
  • Sopii esimerkiksi projektien suunnitteluun ja hallintaan.
  • Tarjoaa erikseen bisnesversion, joka laajentaa muistikirjan ulottuvuudet organisaatiotasolle yhteiseen ja vuorovaikutteisempaan käyttöön. Bisnesversio helpottaa tiedonjakamista ja edistää yhteisöllisen tietovarannon lisääntymistä.

MindMeister

  • Miellekarttapalvelu, joka tarjoaa useita käyttöulottuvuuksia. Palvelua voi käyttää muun muassa projektien ja tapaamisten suunnitteluun, to-do-listojen tekemiseen, SWOT-analyyseihin, tuote- ja palvelukehitykseen sekä moneen muuhun tarkoitukseen.
  • Palvelu tarjoaa valmiita pohjia eri kategoriasta kuten liiketoiminta, koulutus ja tapahtumat.
  • Miellekarttoja voi työstää samanaikaisesti muiden kanssa. Lisäksi miellekarttojen yhteydessä on keskustelukenttä, joka helpottaa asioiden työstämistä yhdessä. Käyttäjä voi jakaa miellekartan lähettämällä sähköpostikutsun valituille muille käyttäjille.
  • Palvelu helpottaa huomattavasti asioiden jäsentämistä, ja sen etuna on miellekarttojen tallentamisen ja jakamisen vaivattomuus.

37signals Launchpad: Basecamp

  • Projektinhallintatyökalu, jossa on visuaalisesti näppärä käyttöliittymä.
  • Projektit sisältävät to-do-listoja, joita voi aikatauluttaa ja joille voi määrätä vastuuhenkilön. Sitä mukaa kun projekti etenee, to-do-tehtäviä on helppo merkitä tehdyiksi klikkaamalla rasti ruutuun.
  • Palvelu sisältää myös projektikalenterin sekä yhteenvedon kaikista työntekijöistä. Kutakin työntekijää klikkaamalla näkee, mitä projekteja ja tehtäviä hänellä on työn alla.
  • Etuna on, että projekteista on helppo siirtyä suoraan Highrise-kontaktilistaan.

37signals Launchpad: Highrise

  • Sosiaalinen CRM-järjestelmä, jonne voi tallentaa kaikki kontaktit organisaatioittain.
  • Työkalu kattaa kontaktilistan lisäksi myös kontakteihin liittyvät tehtävät, liidit ja diilit.
  • Etuna on, että kontaktilistalta on helppo siirtyä suoraan Basecamp-projekteihin.

Google drive (entinen dokumentit)

  • Dokumenttipalvelu, jossa dokumentteja on helppo päivittää, jakaa ja työstää muiden kanssa.
  • Tarjoaa pohjat tekstinkäsittelylle, taulukoinnille ja esitysmateriaalien työstämiselle.
  • Dokumenttien ohessa on kätevä lähettää pikaviestejä käyttäjille, jotka samanakaisesti työstävät samaa dokumenttia.

Google kalenteri

  • Kalenteri, josta on mahdollista nähdä kaikkien työntekijöiden menot ja aikataulut.
  • Kalenterin kautta voi helposti kutsua muita käyttäjiä tapaamisiin ynnä muihin.

Meetin.gs

  • Tapaamistyökalu, joka tukee etätyöskentelyä ja mahdollistaa asioiden valmistelun yhteistyössä jo ennen varsinaista tapaamista ja asioinnin koonnin tapaamisen jälkeen.
  • Kunkin tapaamisen yhteyteen voi kirjoittaa esimerkiksi agendan ja toimenpiteet sekä liittää relevantteja dokumentteja.
  • Jokaista kohtaa on myös mahdollisuus kommentoida.

Dropbox

  • Ikään kuin ”varastopalvelu” dokumenttien tallennukseen ja arkistointiin.
  • Dropboxin voi ladata kansioksi omalle koneelle, milloin se toimii aivan kuten muutkin tiedostokansiot.
  • Dropbox sopii erityisen hyvin backup-tiedostojen tallennukseen, sillä palveluun jää aina muistijälki tiedostoista, vaikka ne sieltä poistettaisiinkin. Näin ollen tiedoston kuin tiedoston voi aina palauttaa takaisin. Haasteena kuitenkin on poistettujen tiedostojen löytäminen, koska palvelusta puuttuu poistettujen ja muokattujen tiedostojen osalta kokonaan kategorisointiominaisuus.
  • Palvelun hinta riippuu käytössä olevan tallennustilan määrästä.

Crisply

  •  Tuntiseurantatyökalu, joka kommunikoi useiden muiden palveluiden kanssa.
  • Työtehtävät voidaan kategorisoida projekteittain. Palvelu voidaan synkronoida esimerkiksi Basecampin, Google driven ja kalenterin sekä Dropboxin kanssa, jolloin se nostaa suoraan tuntilistalle toiminnan kyseisissä palveluissa.
  • Työkalu toimii hyvin myös projektituntikirjanpidon dokumentoinnissa ja seurannassa.

Lähes kaikista palveluista löytyy ilmaisversiot, joita kannattaa testailla ennen maksullisten versioiden hankkimista. Testaamalla oppii, mikä toimii parhaiten missäkin organisaatiossa ja missäkin yhteydessä.

Mitkä työkalut ja palvelut sinun organisaatiossa on todettu hyviksi? Jaa kokemuksesi meidän kanssamme.

Petra Kaipio

Petra Kaipio

Konsultti at Dicole Oy
Petra Kaipio toimii Dicole Oy:ssä konsulttina. Työssään hän on erikoistunut sosiaalisen median strategiaprojekteihin, inbound-markkinointiin, palveluprosesseihin ja alan tutkimukseen. Koulutukseltaan hän kauppatieteiden maisteri (KTM) pääaineena markkinointi.
Petra Kaipio
Petra Kaipio
Share →